TERMINOLOGI MANAJEMEN

Manajemen sering diartikan sebagai ilmu, seni/art/kiat dan profesi. Pengalaman empirik juga telah mengambil peran dalam menciptakan terminologi baru, yakni manajemen dipandang sebagai suatu sistem yang setiap komponennya menampilkan sesuatu kebutuhan. Pandangan empirik menyatakan bahwa manajemen merupakan suatu proses yang dikaitkan dengan aspek organisasional (taks, structure, man, technology) dan bagaimana mengaitkan aspek yang satu dengan yang lain serta bagaimana mengaturnya sehingga tercapai tujuan sistem.
Dalam proses manajemen terlibat fungsi-fungsi pokok yang ditampilkan oleh seorang manajer yaitu : perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pimpinan (leading) dan pengawasan (controlling). Sehingga manajemen diartikan sebagai proses merencana, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan upaya organisasi dengan segenap aspeknya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif, efisien dan rasional.
Menurut Luther Gulick, manajemen telah memenuhi syarat sebagai sebuah ilmu pengetahuan karena manajemen memiliki : serangkaian teori serta melewati verifikasi empirik.
Mary Parker Follet menyatakan, “The art getting things done through people”. Manajemen diartikan sebagai seni melaksanakan pekerjaan melalui orang-orang. Manajemen sebagai seni menuntut tiga syarat yaitu : pandangan / wawasan, pengetahuan teknis, komunikasi.
Manajemen sebagai profesi menuntut persyaratan tertentu, diantaranya menuntut pemenuhan tiga pilar profesionalisme yakni : Expertise (keahian), Responsibility (tanggung ,jawab), Corporatness (jiwa korsa)
Tujuan organisasi adalah segenap upaya untuk mewujudkan visi dan misi organisasi. Peran misi organisasi pada hakikatnya adalah membantu organisasi dalam mengidentifikasi, integrasi, kolaborasi, adaptasi dan pembaharuan diri (John R. Schermenhorn 1966).
MBO memiliki daur atau proses yang dikategorikan dalam tiga jenis yakni :
1. Identifikasi tujuan, tanggung jawab dan tugas-tugas
2. Pengembangan standar prestasi (performance)
3. Pengukuran dan penilaian prestasi (performance appresial)
Unsur-unsur yang harus diyakini keberadaannya dalam MBO agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif efisien adalah : adanya komitmen pada program dari segenap jajaran, sasaran yang operasional dan dapat diukur, top leader (manajer puncak) merangsang munculnya gagasan, adanya sasaran inividu, yakni sasaran yang melibatkan segenap anggota organisasi, pentingnya peran aktif semua tingkat manajerial, pemberdayaan individu anggota organisasi, harus adanya penilaian prestasi.
MBO memiliki keunggulan antara lain :
1. Pengelolaan akan menghasilkan yang terbaik karena selalu diawali dengan pembuatan program.
2. Peranan dan fungsi struktur organisasi hingga walid kerja (job description) terdefinisikan dengan jelas dan operasional
3. Adanya komitmen individu yang tinggi terhadap organisasi
4. Pengawasn akan lebih efektif karena terukur.
Selain memiliki keunggulan, MBO juga memiliki kelemahan sebagai berikut :
1. Sangat sulit mengubah tingkah laku untuk memahami konsep-konsep dan pemberian motivasi secara cepat.
2. Tidak mudah untuk memberikan pemberdayaan yang sekaligus menghasilkan setiap anggota berpartisipasi
3. Sulitnya memberikan parameter penilaian, karena tidak semua prestasi kerja dikuantifikasikan
4. Terdapat kecenderungan deviasi dari tujuan.
Berikut ini adalah 7 langkah sistem MBO :
1. Tentukan hasil-hasil akhir
2. Tentukan sekuensia tujuan
3. Ciptakan jaringan yang erat dari segenap tingkatan agar menghasilkan sasaran yang akan diwujudkan
4. Susun kegiatan sesuai dengan sasaran
5. Susun tugas-tugas
6. Tentukan batasan-batasan yang mampu digunakan sebagai pedoman dalam pengarahan
7. Monitor dan laporan
Penerapan jaringan kerja diawali dengan memberikan pemberdayaan kepada setiap anggota organisasi dengan tataran bahwa kemitraan merupakan modal awal. Modal awal penerapan jaringan adalah : pemahaman sistem, sadar tujuan, mau berkolaborasi dan sinergi, rela memberikan kemenangan terhormat pada mitra, win-win adalah bagian setiap langkah.

PENGORGANISASIAN DALAM ASPEK MANAJERIAL
Dari berbagai definisi yang berkembang tentang organisasi dapat disarikan sebagai berikut : Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur dan terkoodinasi dari sekelompok orang yang saling kerjasama dalam mencapai suatu tujuan.
Organisasi yang efektif, efisien, rasioal serta fleksibel terhadap perubahan maka harus memperhatikan prinsip-prisnip sebagai berikut :
1. Prinsip azas tujuan (Principle of Organizational Obyective)
2. Prinsip kesatuan tujuan (Principle of Unity Obyective)
3. Prinsip kesatuan perintah (Principle of Unity of Command)
4. Prinsip rentang kendali (Principle of Spand of Management)
5. Prinsip pendelegasian wewenang (Principle of Autority)
6. Prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab (Principle of Parity of Autority and Responsibility)
7. Prinsip tanggung jawab (Principle of Responsibiity)
8. Prinsip pembagian kerja (Principle of Departementation)
9. Prinsip penempatan personalia (Principle of Personel Placement)
10. Prinsip jenjang berangkai (Principle of Scalar Chain)
11. Prinsip efisiensi (Principle of Efficiency)
12. Prinsip kesinambungan (Principle of Continuity)
13. Prinsip koordinasi (Pionciple of Coordination)
Dalam organisasi yang baik terdapat karakter sebagai berikut :
1. Memiliki tujuan yang jelas
2. Tipe organisasi sesuai dengan kebutuhan
3. Pembagian kerja dan hubungan kerja antara unit-unit, sub sistem-sub sistem atau bagian-bagian memiliki deskripsi yang jelas.
4. Sumber perintah dan tanggung jawab memiliki jarak yang dekat
5. Memberikan pemberdayaan kepada anggota organisasi.
Dalam aktifitas kehidupan sehari-hari, manusia memiliki keterbatasan-keterbatasan. Untuk mengatasinya diperlukan alat berupa organisasi. Dalam organisasi terdapat upaya-upaya menyelesaikan persolan yang berupa kemampuan manajerial. Dengan demikian antara manajemen dan organisasi terdapat hubungan dan kehandalan sebagai berikut :
1. Tercapainya suatu proses tindakan yang terencana (planning), terarah dan terkendali (directing and controlling) , serta memberikan evaluasi (evaluation) dan umpan balik (feed back).
2. Terciptanya suatu koordinasi, sehingga akan tercapai suatu bentuk kebersamaan.
3. Munculnya motivasi karena terbangunnya kelompok kerja dan jiwa korsa
Beberapa pendekatan teori organisasi antara lain : pendekatan Klasik, pendekatan Struktur, pendekatan Behavior, pendekatan Sistem.
Menurut pendekatan klasik organisasi bersifat mekanistik. Ciri-ciri pendekatan klasik antara lain :
1. Efisiensi akan tercapai bila dilakukan spesialisasi.
2. Peningkatan efesiensi dilakukan dengan sistem pengendalian yang rigit.
3. Bentuk organisasi besifat mekanik, sehingga manusia disejajarkan dengan perilaku mesin.
4. Pemberian insentif dianggap kiat ampuh dalam mendongkrak produktifitas kerja.
5. Setiap langkah mengacu pada standarisasi.
Dalam pandangan pendekatan perilaku aspek manusia dijadikan titik tolak mendesain sebuah struktur organisasi. Pendekatan ini menyatakan dirinya sebagai organisasi bersifat organik. Motivasi merupakan kiat handal dalam menopang keberhasilan organisasi.
Pendekatan sistem menyatakan bahwa organisasi merupakan sistem yang bersifat terbuka dan eksistesinya sangat dipengaruhi oleh kondisi eksternal (lingkungan). Oleh sebab itu organisasi harus mampu beradaptasi dengan lingkungan.
Organisasi merupakan alat dan wadah manusia untuk mencapai tujuan bersama. Tingkah laku manusia sangat dominan dalam meberikan kontribusi. Dalam kenyataan bahwa antara organisasi dan manusia terjadi hubungan timbal balik; manusia sebagai acuan dalam mendesain sebuah organisasi dan selanjutnya organisasi akan melahirkan perilaku manusia.
Kadang-kadang kepentingan menjadi lebih dominan dalam organisasi, sehingga sering hal ini menyebabkan timbunya konflik.
Ada 4 komponen konflik, yaitu : Hierarchical conflict (konflik hirarki), Functional conflict (konflik fungsional), Line conflict (konflik lini), Formal non formal conflict (konflik formal dan non formal).
Sedangkan sumber konflik ada tiga, yakni : Intraindividual conflict (konflik individu), Interpersonal conflict (konflik antar individu), Organizational conflict (konflik organisasi).
Bila dilihat melalui “JENDELA JOHARI” maka sebuah konflik adalah sebagai berikut :











• Arena / open Self merupakan kaca terang, sehingga kita dapat melihat diri kita sendiri dan orang lain dapat melihat kita. Itulah jendela tahu sama tahu.
• Blind Spot/Blind Self merupakan kaca satu sisi dari luar, karenanya orang lain dapat melihat hal-hal yang berada pada diri kita, tetapi kita sendiri tak dapat melihatnya (bagaikan kaca gelap tertutup es)
• Façade/ Hidden Self merupakan kaca satu sisi dari dalam. Kita dapat melihat hal-hal sehubungan dengan diri kita dengan jelas, tetapi orang lain tidak dapat melihatnya. (pandangan kita bagaikan melihat pada kaca terang, tetapi pendangan orang lain bagaikan kaca gelap tertutup kabut yang tebal)
• Unknow/Undiscoverd Self) merupakan kaca gelap dan tidak tembus pandang.

MOTIVASI DALAM ORGANISASI
Motivation as a set of process that arouse, direct, and maintain human behavior toward attaining some goal (Greenberg & Barton, 1997)
Motivasi adalah suatu proses yang mampu membangkitkan, mengarahkan, dan memelihara perilaku manusia agar terarah pada tujuan. Ketiga kemampuan tersebut merupakan pilar utama dalam motivasi, yang disebut : arousal, direction, maintenance
Dalam suatu organisasi tidak bisa lepas dari persoalan motivasi individu. Kepentingan individu harus seiring dengan kepentingan organisasi, kepentingan individu harus sebangun dengan kepentingan organisasi (goal conqruen). Dengan demikian kinerja individu akhirnya memberikan kontribusi pada kinerja organisasi. Oleh sebab itu sangat penting penelaahan teori motivasi dalam upaya peningkatan kinerja manusia. Teori motivasi itu dalam praktiknya dapat dikategorikan menjadi 2, yakni : Content theory dan Process theory.
Content Theory
Dilatar belakangi oleh faktor-faktor yang membangkitkan, mengarahkan dan mempertahankan perilaku berada di dalam individu. Content theory dalam motivasi selalu menekankan pada sebuah pertanyaan “apa” yang menyebabkan orang termotivasi.
Berikut beberapa buah pikir para tokoh tentang content theory :
1. Teori Hirarki Kebutuhan Maslow.
Maslow berpendapat bahwa kebutuhan dalam mempengaruhi perilaku seorang orang haruslah kebutuhan tersebut terpenuhi. Maslow mengkategorikan kebutuhan tersebut menjadi dua yakni kebutuhan dasar (deficiency needs) dan kebutuhan berkembang (growth needs).
a. Deficiency needs
Ada tiga deficiency needs (kebutuhan dasar :
• Physiological basic.
• Safety & security.
• Belongingness.
b. Growth needs
Berkaitan dengan potensi pengembangan diri sehingga individu mampu pengapresiasikan dirinya dan menjadi citra diri yang berpotensi. Ada dua yang termasuk growth needs, yaitu :
• Esteem & ego (harga diri).
• Self actualization.

2. Teori Existence-Relatedness-Growth Aldefer
Merupakan pengembangan dari teori Maslow yang mengerucutkan teori Maslow menjadi tiga yakni :
• Existence, kebutuhan yang terkait dengan eksistensi seorang.
• Relatedness, merupakan kebutuhan yang terkait dengan pola hubungan manusia dan interaksi interpersonal.
• Belongingness, kebutuhan yang terkait dengan keinginan untuk merealisasikan seluruh potensi yang dimiliki.
3. Teori dua faktor (model Motivator Hygene Henzberg)
Fakktor yang mempengaruhi motivasi seorang orang dalam organisasi yakni faktor kepuasan kerja (job satisfiers) sedangkan faktor penyebab ketidakpuasan kerja (job dissatisfiers. Satisfiers disebut motivator dan dissatisfiers disebut hygiene factors.
• Faktor higiene :
Fator ini mencegah merosotnya semangat kerja atau efisiensi, kendati faktor ini tidak memberi motivasi.
• Faktor motivator :
Memiliki kemampuan mendorong seorang orang untuk berprestasi serta membangkitkan semangat.
4. Teori motivasi David Mc Clelland
Hasil penelitian David McClelland menunjukkan bahwa kebutuhan yang kuat untuk berprestasi, dorongan untuk berhasil berhubungan dengan individu lainnya akan menggerakkan orang untuk bekerja lebih baik. Ada 3 kategori kebutuhan menurut David McClelland, yakni :
• Kebutuhan akan berprestasi (Needs for Achievement→nAch)
Kecenderungan termotivasi dengan situasi yang penuh tantangan dan persaingan.
• Kebutuhan akan berafiliasi (Needss for Affiliation→nAff)
Keinginan untuk bersahabat, lebih mementingkan aspek-aspek antarpribadi dalam interaksi, lebih senang bekerja sama, senang bergaul, dan berusaha mendapatkan legitimasi dari orang lain.
• Kebutuhan akan kekuasaan (Needss for Power→nPow)
Mencoba menguasai orang lain dengan cara mengatur perilakunya dan membuat orang lain terkesan kepada dirinya.
Process Theory
Teori ini melakukan pencermatan kepada suatu upaya bagaimana perilaku seorang orang dibangkitkan, diarahkan dan dipertahankan. Teori ini menekankan pada pertanyaan “mengapa” seorang termotivasi. Termasuk ketegori teori motivasi proses antara lain :
1. Teori harapan→Expectancy Theory
Diciptakan oleh V.H. Vroom. Bila seorang memiliki kepercayaan bahwa di masa yang akan datang akan memiliki peluang/harapan maka akan menjadi energi yang menggerakkan semangat. Teori ini didasarkan atas :
• Harapan (expectancy)
Yaitu peluang subyektif seorang orang yang usahanya akan dapat diwujudkan dan percaya bahwa usaha yang dilakukan akan berpengaruh terhadap perilaku kerjanya, misalnya dalam bentuk kontrak prestasi, dapat gaji, penghasilannya semakin naik. Derajad kepercayaan secara kuantittif dinyatakan antara “0” hingga “1”
• Valensi (valence)
Berkaitan dengan daya tarik (attactiveness), adalah hasil yang diantisipasi seorang orang. Jika seorang merasa tertarik terhadap pekerjaan tertentu maka akan dikuantifikasikan dengan nilai “+1” sebaliknya jika tidak tertarik akan diberikan nilai”-1”.
• Pertautan (instrumentality)
Yaitu kepercyaan seorang orang bahwa tingkat kinerja tertentu akan memberikan hasil yang tertentu pula. Mempunyai nilai antara “0” hingga “-1”.
2. Teori Keadilan→Equity Theory
Keadilan merupakan daya penggerak yang mampu memotivasi semangat kerja. Jika seorang orang menerima perlakuan tidak adil (inequity) maka akan membawa akibat :
a. Timbulnya tekanan dalam individu (strees)
b. Jumlah tekanan akan sama dengan besarnya (magnitude) dari equity.
c. Tekanan akan mengurangi motivasi.
Strategi yang dikembangkan untuk mengurangi inequity diantaranya adalah :
a. Mengubah input misalnya mengurangi usaha yang dilakukan
b. Mengubah out put misalnya meminta kenaikan upah
c. Menarik diri atau meninggalkan
3. Teori Penguatan→Reinforcement Theory
Teori ini didasarkan atas hubungan sebab akibat dari perilaku dengan pemberian kompensasi. Teori ini terdiri dari dua jenis, yakni :
a. Penguatan positif (Positve Reinforcement) yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengaruh positif diterapkan secara bersyarat.
b. Penguatan negatif (Negative Reinforcement) yaitu bertambahnya frekuensi perilaku jika penguatan negatif dihilangkan.

MODEL PERILAKU DALAM MANAJEMEN
Wewenang dan tanggung jawab
Wewenang adalah otorita yang dimiliki seorang individu dalam sebuah organisasi, ketika fungsi manajerial diaktifkan maka individu seharusnya secara otomatis akan bertanggung jawab terhadap perilakunya, ketika menjalankan wewenangnya. Bila terjadi penyimpangan maka perlu dilakukan intervensi dalam bentuk pemberdayaan organisasi, jika terlambat melakukan perberdayaan akan terjadi pola sikap dengan reaksi negatif dalam bentuk disfunctional behavior (perilaku penyimpangan). Pada skala besar akan merugikan individu, karena teralienasi (terisolasi) dari organisasi, dan berlanjut menjadi penghambat. Seharusnya terjadi sinergi antara karakter individu dan karakter organisasi.

Perbedaan perilaku manusia dalam organisasi
Memahami karakter individu diperlukan dalam rangka memprediksi hadirnya hambatan/kendala organisasi. Perbedaan-perbedaan yang dijumpai dalam individu tersebut di antaranya adalah :
a. Perbedaan perilaku karena perbedaan kemampuan.
b. Perbedaan perilaku karena perbedaan tujuan (status sosial, latar belakang, dll)
c. Perbedaan cara memandang masa depan.
d. Perbedaan karena pengalaman masa lalu dll.
Faktor-faktor yang berpengaruh pada perilaku organisasi adalah : iklim organisasi, budaya, motivasi, proses, gaya manajemen, struktur organisasi, norma kelompok, pengaruh dari luar.

Organisasi sebuah sistem
Organisasi dikatakan sebuah sistem karena organisasi hakikatnya identik dengan interaksi antar komponen yang memiliki tujuan yang sama. Setiap komponen organisasi tidak boleh mengklaim dirinya paling penting, paling unggul, paling superior. Komponen organisasi memiliki kesetaraan yang semuanya bermuara pada satu tujuan. Karena sebagai sistem, pencapaian tujuan bersama harus terhindar dari cacat, celaka atau keluhan (zero defect, zero accident, zero complaint).

KEPEMIMPINAN DALAM MANAJEMEN
Berikut beberapa defnisi yang terkait dengan kepemimpinan :
1. Terry & Frankin :
Kepemimpinan merupakan interaksi seorang pemimpin dan yang dipimpin, seorang melakukan perannya dengan memberikan pengaruh agar dalam mencapai tujuan dilakukan dengan saling kerja sama.
2. Devis :
Kepemimpinan merupakan upaya memberikan pengaruh melalui “bujukan” agar dalam mencapai tujuan diikuti perasaan yang antusias dan memberikan pengabdian terbaiknya kepada organisasi.
3. Fiedler :
Kepemimpinan digambarkan adanya dua kelompok pemimpin dan yang dipimpin, seorang pemimpin memberikan arah dan tujuan, serta membangkitkan motivasi, sehingga yang dipimpin rela untuk melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan.
Dalam suatu organisasi pemimpin memiliki fungsi tertentu. Diantara fungsi pemimpin adalah sebagai penentu arah, juru bicara, komunikator , mediator , integrator.
Dalam melaksanakan fungsinya ternyata seorang pemimpin memiliki karater tertentu. Beberapa karakter pemimpin adalah seperti berikut :
• Karakter fisik pemimpin : activity, energy, age, apperance, grooming, height, weight.
• Latar belakang pemimpin : education, social status, mobility.
• Kemampuan nalar ; intellegence judgment, decisiveness, knowledge.
• Kepribadian pemimpin : adaptability, adjustment, normality, ascendance, dominance, emotional balance, control, enthusiasm, extroversion, independence, aggrsiveness, assertiveness, aletness, nonconformity, objective, tough mindedness, originality, creativity, personal integrity, ethical counduct, resourcefulness, self confidence, stronght of conviction, tolerance of stress.
• Hubungan tugas dan karakter pemimpin : achievement drive, desire to excel, drive for responsibility, enterprise, initiative, persistence against, responsibility to pursuit of objective, task orientation.
• Hubunga tugas dan karakter sosial : the ability to enlist cooperative, adminstrative ability, attractiveness, nurturance, popularity, prestige, social ability, diplomacy.
Teori Path Goal
Teori ini berdasar pada teori motivasi harapan. Teori Path goal menyatakan bahwa motivasi seorang orang tergantung pada harapan atau imbalan dan valensi. Teori ini dirumuskan ole Martin G. Evans dan Robert J.House.
Pokok-pokok pikiran dalam teori ini adalah bahwa perilaku pemimpin akan meningkatkan prestasi bila pemimpin memenuhi kebutuhan bawahan yang berkenaan dengan efektivitas pekerjaan, pemimpin memberikan latihan, bimbingan dan dukungan yang dibutuhkan oleh bawahannya.
Dalam menjalankan tugas pokoknya pemimpin meiliki perilaku yang berbeda-beda. Perilaku pemimpin tersebut dapat dikelompokkan dalam 4 kategori, yaitu pemimpin direktif, pemimpin suportif, pemimpin partisipatif, pemimpin berorientasi prestasi.

KONFLIK DALAM ORGANISASI
Pandangan terhadap konflik.
a. Pandangan Tradisional : konflik harus dihindari, karena konflik itu jelek dan tidak perlu terjadi.
b. Pandangan Modern : konlik muncul karena adanya berbagai aktivitas seperti usaha untuk memperoleh materi, kebutuhan sosial, aktualisasi diri atau kekuasaan.
Asumsi pandangan modern :
o Konflik tidak dapat dielakkan
o Konflik menyatu dalam kehidupan keluarga
o Konflik yang muncul berskala minimal akan mengoptimalkan nilai-nilai hubungan keluarga yang mengkristal.

Ciri-ciri konflik.
a. Setidaknya ada dua pihak (perorangan atau kelompok) yang saling bertentangan.
b. Paling tidak timbul pertentangan antara dua kelompok.
c. Muncul secar laten
d. Munculnya ketidakseimbangan akibat dari usaha masing-masing pihak yang terkait dengan harga diri, prestise.

Sumber konflik
a. Konflik dalam diri individu (intraindividu conflict)
b. Konflik antar individu (interpersanol conflict)
c. Konflik organisasi (organizational onflict)

Mengatasi konflik individu
a. Menciptakan kontak dan membina hubungan
b. Menumbuhkan rasa percaya dan penerimaan
c. Menumbuhkan kemampuan kekuatan diri sendiri
d. Menentukan tujuan
e. Mencari alternatif

Mengatasi konflik antar individu.
a. Win-Lose :
1) Penarikan diri (withdrawal)
2) Taktik penghalusan dan perdamaian (smooting conciliation tactics)
3) Bujukan (persuation)
4) Taktik paksaan dan penekanan (forcing and presure tactics)
5) Taktik yang berorientasi pada tawar menawar (bargaining and exchange oriented tactics)
b. Win-win :
1) Pemecahan masalah secara terpadu (integrative solving)
2) Konsultasi proses antar pihak (inter-party process consultation)

Mengatasi konflik organisasi.
a. Pendekatan birokratis (bureaucratic aproach)
b. Pendekatan intervensi otoritatif dalam konflik lateral (autoritative intervention in lateral conflict)
c. Reorganisasi struktural (structure reorganization)
d. Pendekatan sistem (system approach).